PRÉSTAMO:
Se entiende por préstamo a la entrega provisional de un documento y se clasifica en:
- PRÉSTAMO PARA USUARIOS INTERNOS:
según el acuerdo 42 de 2002, en el evento que se requiere trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar, un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente, termino para su devolución, nombre completo del solicitante, nombre de la dependencia a la cual pertenece el solicitante, firma y número de cédula del jefe de la dependencia y de quien retira el documento vencido el plazo de la dependencia productora deberá ser exigible su devolución inmediata.
- PRÉSTAMO PARA USUARIOS EXTERNOS:
solo podrá hacer uso el servicio de consulta y obtención de fotocopia dentro del archivo y solo se permite sacar documentos bajo una concisión dada por la empresa, igualmente al llegar al prestarse un documento debe tener un formato con la siguiente información como mínimo;fecha de emisión, tipo de documento, número de folios, fecha de entrega o envió, nombre del solicitante, correo.
en los archivos de gestión por parte de otra dependencia o de los ciudadanos deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se expida fotocopias estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina, o del funcionario que se haya delegado esta faculta y solo permitirá cuando la información no tenga carácter del reservado conforme a la constitución o a las leyes.
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