FORMATOS DE PRESTAMO Y CONSULTA DE DATOS

PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DATOS

PRÉSTAMO:

Se entiende por préstamo a la entrega provisional de un documento y se clasifica en:

• PRÉSTAMO PARA USUARIOS INTERNOS: 

según el acuerdo 42 de 2002, en el evento que se requiere trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar, un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente, termino para su devolución, nombre completo del solicitante, nombre de la dependencia a la cual pertenece el solicitante, firma y número de cédula del jefe de la dependencia y de quien retira el documento vencido el plazo de la dependencia productora deberá ser exigible su devolución inmediata.

• PRÉSTAMO PARA USUARIOS EXTERNOS: 

solo podrá  hacer uso el servicio de consulta y obtención de fotocopia dentro del archivo y solo se permite sacar documentos bajo una concisión dada por la empresa, igualmente al llegar al prestarse un documento debe tener un formato con la siguiente información como mínimo;fecha de emisión, tipo de documento, número de folios, fecha de entrega o envió, nombre del solicitante, correo.

• CONSULTA DE DOCUMENTOS:

en los archivos de gestión por parte de otra dependencia o de los ciudadanos deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se expida fotocopias estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina, o del funcionario que se haya delegado esta faculta y solo permitirá cuando la información no tenga carácter del reservado conforme a la constitución o a las leyes.

FLUJOS DOCUMENTALES

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS



DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS




DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS




RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS





TRAMITE DE DOCUMENTOS




RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

SIMBOLOS.

Reciclable: Indica que el material con el que está fabricado el embalaje puede ser reciclado. Aplicable a papel, plástico y vidrio.
Muy frágil: Sirve para indicar que el contenido transportado es frágil y que debe ser manejado con cuidado.
Sensible a la humedad: Para indicar que el embalaje debe mantenerse en un ambiente seco.
Este lado arriba: Para indicar la posición correcta del embalaje durante el transporte y el almacenamiento.
No utilizar cúter: No utilizar cúter o elemento cortante para abrir la caja.
Manténgase en sitio fresco: Para indicar que debe guardarse del calor durante el transporte y almacenamiento.
No apilar más de tres cajas: Sirve para indicar el máximo de cajas de apilamiento.

DESPACHO DE DOCUMENTOS

 dentro de los procesos que debe cumplir un documento , se encuentra el de tramite de despacho o envió , una vez culminada su etapa de producción , donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún contratiempo .

PASOS EN EL DESPACHO DE DOCUMENTOS :

• ELABORACIÓN: es el paso mas importante en la gestión documental, pues en el se definen los parámetros  y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su deslinacion. en la elaboración del documento tanto administrativos como comercial se debe reflejar los criterios atados por la guía técnica 185 y las normas técnicas correspondientes, referenciando el encabezado lógico y complejo en el cual se visualice claramente el nombre del destinatario, fecha, lugar de expedición , sus objetivos y un contenido preciso.

• FIRMA: es un documento importante e indispensable ya que es el símbolo, dibujo ,escrito o gráfico que impone la  validez de su contenido, ademas de identificar al responsable de su exoedicion .En las empresas es necesarios acogerse a los manuales  de procedimientos y calidad , para identificar al responsable se su personas encargadas de respaldar con su firma las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación externa o interna . 

• TRASLADO DE DOCUMENTOS : el traslado de documentos significa el paso de estos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia para ser enviada a su destino final. Para ello se cuenta con la ayuda de una persona encargada, internamente de realizar este proceso llamada patinador , pero cuando la correspondencia  debe cumplir con su ciclo , externamente se cuenta con la colaboración  de la mensajería o empresas especializadas en envió de correspondencia . Es entonces que el traslado de documentos internos o externos que debe cumplir con los respectivos documentos para registrar la salida.

• EMBALAJE O EMPAQUE: el empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto. Cuando se habla de la gestión documental , se entiende por empaque al sobre, envoltura,plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. El termino de embalaje suele emplearse para cantidades mas grandes de documentos que requiere ser trasladados que busca conservar sus propiedades antes de comenzar el recorrido , durante el recorrido hasta su entrega 

• SÍMBOLOS: en los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza  de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, por ejemplo: la exposición a la luz , al calor, al frió, a la humedad. 

• VERIFICACIÓN: En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación , sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase y naturaleza del documento es decir que se verifica que cumpla con los siguientes aspectos:

1. encabezado.
2. presentación.
3. objetivo( se establece si hay relación con un antecedente y respuesta).
4. firma.
5. anexos y copias.
6. dada la extencion del documento también se hace necesario verificar el orden y consecutivo del folio.

• NUMERACIÓN, FECHADO Y RADICACIÓN :el articulo 060 del 2001 menciona en su articulo 2 la definición a la radicacion . Dando cumplimiento a este enunciado las empresas , acorde con sus funciones y su razón social, organiza su consecutivo y codificación que en ocasiones pueden ser numérica y alfanumérica seguida y separada por un guion de la fecha del area productora verificando de igual manera numeración y salida del documento.